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HR Office Manager (Clearnox)

En tant qu’HR Coordinator - Office manager, vous êtes le relais RH du groupe au sein de Clearnox tout en apportant un support administratif au management
Human Resources
Tours

Job description

Clearnox, leader du suivi, de la relance et du paiement des factures, permet aux entreprises d’être payées plus facilement et plus rapidement. Grâce à une solution en ligne innovante et une méthodologie éprouvée, Clearnox apporte une réponse aux problématiques majeures des entreprises : sécuriser un niveau de trésorerie suffisant et maîtriser les délais de paiement. Depuis son lancement, Clearnox a facilité le paiement de 10 milliards d’euros de factures !

Contexte


Clearnox ayant récemment été acquis par la société belge Isabel Group, cela nous permet aujourd’hui d’étendre notre croissance hors de la France et de renforcer notre offre auprès de nos clients. Cette intégration amène également des synergies et une collaboration avec le groupe.
En tant qu’HR Coordinator - Office manager, vous collaborez avec l’équipe ressources humaines du groupe et le management local afin de mettre en œuvre la signature des contrats de travail, l'intégration de nouveaux arrivants, l’administration du personnel et les projets et initiatives ressources humaines. Vous serez le relais envers le groupe dans le cadre de l’implémentation de procédures et processus groupe au sein de Clearnox.
Vous organisez et coordonnez le bon fonctionnement du bureau et les tâches administratives dans le respect des procédures.

Missions

Ressources humaines

Vous travaillez en étroite collaboration avec le département des ressources humaines du groupe et la CHRO et êtes responsable de la partie opérationnelle des ressources humaines au sein de Clearnox.
• Assume la responsabilité du suivi administratif des candidats afin de garantir le bon déroulement de la procédure de recrutement. Rédige, envoie et suis les propositions d'offres aux candidats après validation avec le PDG et le CHRO.
• Rédige des contrats et avenants et gérer le statut des contrats de travail afin de s'assurer que tout se déroule conformément aux exigences légales.
• Accueille et veille à une bonne intégration des nouveaux employés par exemple en :
o Expliquant les avantages de l'assurance médicale, chèques repas, etc
o Se coordonner avec le service informatique et les autres départements du groupe concernant les accès informatiques et le matériel de bureau.
• Fournis des informations et formuler des recommandations aux employés sur les questions relatives au personnel au sens large (législation sociale, conventions collectives de travail, accords internes, assurances, service national de santé, pensions, etc.) afin que les employés interprètent correctement les réglementations sociales au sens large et les autres réglementations relatives au personnel qui leur sont applicables.
• Collecte, enregistre, vérifie et mets à jour les données du personnel afin de s'assurer que nous disposons à tout moment des informations correctes sur le personnel. (Telles que les changements d'adresse des employés, les avenants au contrat, plan de commissions, documents relatifs aux avantages sociaux et les fiches de paie.
• Offre un soutien opérationnel au CHRO, PDG, aux spécialistes HR et/ou aux managers lors de la mise en œuvre de projets dans un domaine RH spécifique, afin de garantir l'efficacité et le bon déroulement des projets.
• Assume la responsabilité du soutien à la formation afin de garantir le bon déroulement de l'organisation et le suivi administratif correct des formations.
• Effectuer correctement les tâches administratives pour soutenir le département afin de garantir une bonne et efficace administration au sein du département.
• Assure l’organisation et le suivi des visites médicales obligatoires
• Interagis avec les fournisseurs d'avantages sociaux concernant les inscriptions et les changements de statut, suivez le calendrier d'inscription des employés, surveillez la facturation des avantages sociaux, etc.

Bureau

Vous êtes responsable du bon fonctionnement des bureaux Clearnox (site Tours et Paris) et faites le relais avec le groupe dans le cadre de projets spécifiques.
• Effectuer l'examen et l'analyse des projets spécifiques, faire le relais avec le groupe et tenir la direction correctement informée
• Responsable de la gestion des services de bureau en s'assurant que les opérations et les procédures du bureau sont organisées, que les demandes de fournitures sont examinées et approuvées, …
• Organiser et programmer des réunions et rendez-vous pour le PDG
• Responsable de la création de présentations PowerPoint pour le Management.
• Participer activement à la planification et à l'exécution des événements de l'entreprise.
• Concevoir et mettre en œuvre des systèmes de classement, s'assurer que les systèmes de classement sont maintenus et à jour. Établir et veiller au suivi des procédures de tenue des dossiers. Assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données.
• Maintenir un environnement de travail sûr, sécurisé et agréable

Compétences

Vous êtes un professionnel énergique qui n'hésite pas à porter plusieurs casquettes. Expérimenté dans la gestion d'un large éventail de tâches administratives et de tâches liées au soutien de la direction et capable de travailler de manière autonome avec peu ou pas de supervision. Bien organisé, flexible et apprécie les défis administratifs liés au soutien d'un bureau composé de personnes diverses.
• Une solide expérience en législation sociale plus spécifiquement au sein de la convention Syntec est un plus.
• Sait gérer des informations confidentielles et faire preuve de discrétion
• Possède d’excellentes compétences en communication, a le sens du service et est doué pour les relations interpersonnelles
• Se montre très organisé et est capable d'effectuer plusieurs tâches variées simultanément.
• De nature autonome et proactive.
• Porte attention aux détails et fait preuve de précision

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